株洲市公共资源交易档案电子化工作新探

株洲市公共资源交易中心（以下简称“中心”）是2016年底挂牌成立的正处级事业单位。2017年底，按照湖南省公管办要求，撤销县级平台，五县（市）项目全部进入中心交易，实现“同城合一”。2019年，随着全省公共资源交易“一张网”电子化平台系统的下发，中心各项业务全流程电子化不断提速。伴随着交易项目数量的急剧增加，如何收集、保存、管理、使用这些电子档案材料，提升档案管理科学化、精细化、智能化水平，成为摆在档案工作者面前的迫切问题。本文尝试以档案人的视角进行公共资源交易档案电子化问题的探索。

一、中心档案管理现状

作为市级事业单位，中心主要承接全市范围内的工程建设招投标、政府采购、国有土地使用权和矿业权出让、国有资产等公共资源项目交易。这些交易项目档案完整记录了公共资源项目交易的全过程，是后续行政监督和法律事务处理的重要依据，也是防范廉政风险的重要载体。因此，中心项目交易档案实现电子化具有较高的典型性，值得关注和研究。

1.档案收集实行“双套制”。自全省“一张网”系统下发以来，由于中心的档案电子化系统尚未建设，因而形成了业务科室项目交易主要录入电子文件，综合科主要归档管理纸质档案，电子文件与纸质文件被动同时保存的“双套制”管理模式。人工归档不仅不适应现在电子文件发展的需求，也容易造成项目档案数据的缺失，不利于档案完整、有效、快速地收集与移交。

2.档案人员实行“兼职制”。目前中心无专职和专业的档案管理工作人员，兼职人员既要管理档案，还要兼顾保密、公文签发等工作，压力巨大。同时，由于不同的交易环节涉及的工作人员不同，每类项目的归档资料不同，中心几乎所有科室都承担了部分档案管理职能。每年还需购买外包服务进行纸质档案整理，在档案管理方面花费金额较大。

3.档案储存实行“分散制”。中心档案库房有限，目前档案并没有进行统一的归口管理，而是保管在不同的档案室，由对应的科室管理。由于公共资源交易纸质档案载体无法长期保存，满足政策中“至少十五年”的保管需求尚需付出大量的人力物力；面对部分特殊文件需要保管三十年甚至永久保存的需求，中心现有档案管理措施及载体将难以满足。

4.档案管理实行“人工制”。由于中心档案管理工作人员资历较老，且没有经过系统、专业的档案知识学习培训，对纸质档案管理熟悉，对电子文件管理能力薄弱，对使用电子化系统对档案材料进行归档、管理和利用掌握较少。因此，中心投入了大量人力进行档案内部管理、外部档案借阅、档案到期移交等工作，效率较为低下。

二、公共资源交易档案电子化的应用优势

1.归档自动化。中心于2012年上线了办公自动化系统，进场交易项目基本实现了全流程电子化，传统的纸质保函也已被电子保函取代。通过建设电子档案系统，对接中心前端电子交易系统和后端内部办公系统，实现档案自动归档。运用信息验证和CA加密方式，进一步提升公共资源电子档案的安全性。

2.利用便利化。中心目前只实现了文书档案和业务档案的电子目录的整理，即可以通过EXCEL检索档案的名称，查询是否保存该档案，但对于档案的内容、档案是否完整、档案所存放的位置需要人工复核，导致档案保存数量多、成本高、检索效率低。实现档案全过程电子化后，可以实现档案单套制管理，即用电子档案代替纸质档案保存，既节约保存成本，又实现环境保护。

建立一套适用需求、满足要求的公共资源交易电子档案管理系统，档案采集全面，归档后难以篡改，操作全程留痕，档案可溯可查，便于监管；协助公共资源交易档案管理部门有效分类归档、减轻工作压力，降低管理成本，实现档案管理规范化、安全化、便捷化，保障档案长久保存；满足招标人和投标人在项目交易完成后查询相关项目的资料的需要，方便相关行业监管部门查档，能够对其查档的资料、查档的历史等在系统中进行留痕，推动公共资源交易服务优质化。

3.管理痕迹化。公共资源交易电子档案管理系统能够对档案管理操作步骤全程留痕，做到档案采集全面，归档后难以篡改。对相关行业监管部门查阅档案的历史和记录留痕，做到查询便捷，利用规范。同时，也能满足对招标人和投标人完成项目交易后查询相关资料的需要。因此，建设公共资源交易电子档案管理系统，既能为监管部门提供完整的公共资源交易项目全过程信息链，也可为市场主体提供全流程、全链条电子化服务，进一步优化我市营商环境。

三、优化我市公共资源交易档案电子化工作的建议

国家发改委《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》和《湖南省公共资源交易平台服务管理细则》都对公共资源交易档案电子化作了相应的要求。因此，推进我市公共资源交易档案电子化，具有较强的紧迫性。

1.加快建设电子档案管理系统。一方面，加强调研。学习已建成公共资源交易电子档案系统的城市先进经验，进一步取长补短。目前全国多地已开发上线的电子档案管理系统，河北省实现全省公共资源交易电子档案资源“一站式”流程化管理。安徽省出台了《公共资源交易电子档案管理规范》，对全省公共资源交易电子档案实行标准化管理。另一方面，争取资金。建设公共资源交易电子档案管理系统，通过与公共资源电子交易平台对接，将整个交易过程中产生的文字、音频、视频等项目交易资料全流程归集、一键制归档、便捷化调阅。

2.做好公共资源交易档案“双套制”的移交和接收。与市公管办联合出台《公共资源交易档案“双套制”移交和接收工作细则》和《公共资源交易档案“双套制”移交清单》，与代理机构一道，做好中心全流程电子化交易后、电子档案系统未建成期间的“双套制”档案的移交和接收工作，确保中心“双套制”期间所有档案都能规范存档，推动中心档案资源建设迈上新台阶。

3.完善公共资源交易档案电子化管理制度。学习河北省、安徽省等地的经验，结合我市公共资源交易档案管理实际情况，以及未来公共资源交易电子化发展方向和大数据的有效利用，积极推动市公管委出台《公共资源交易电子档案管理办法》等规范性文件，对公共资源交易档案电子化的各环节进行标准化，推进公共资源交易项目档案资料加速实现信息化、数字化。

4.积极参加档案电子化培训。实施档案电子化后，对档案管理人员使用信息化系统的能力也相应提出了更高的要求。鼓励中心档案管理人员积极参加公共资源交易档案电子化专业知识培训，不断提升工作人员的电子化档案管理能力和水平，从而进一步推进我市公共资源交易电子档案管理标准化、流转规范化、信息安全化。